Microsoft Teams Telefonie: Moderne Telefonanlage für KMU

Die klassische Telefonanlage im Serverraum hat in vielen KMU noch einen festen Platz. Das ändert sich gerade, nicht weil die Technik plötzlich kaputt geht, sondern weil ISDN seit Jahren abgeschaltet wird und weil Unternehmen, die ohnehin Microsoft 365 nutzen, die Telefonie gleich mit integrieren können.

Microsoft Teams Phone ist dabei die meistgenutzte Lösung. Wie sie funktioniert, was sie kostet und wo die Fallen liegen: das sind die Fragen, die dieser Artikel beantwortet.

Was Teams Phone ist und was es ersetzt

Teams Phone ist die Telefoniefunktion von Microsoft Teams. Sie ermöglicht ein- und ausgehende Anrufe ins öffentliche Telefonnetz, also zu und von externen Nummern, nicht nur interne Teams-zu-Teams-Gespräche.

Was das in der Praxis ersetzt: eine physische TK-Anlage (ISDN-Anlage, DECT-Basis, proprietäre Telefonanlage), separate Telefonleitungen und Anschlüsse, und in vielen Fällen auch die Hardwaretelefone auf den Schreibtischen.

Stattdessen telefonieren Mitarbeitende über die Teams-App auf ihrem Computer oder Smartphone, wahlweise mit Headset oder über ein Microsoft-zertifiziertes IP-Tischtelefon. Die Rufnummer bleibt dieselbe, egal von welchem Gerät und von welchem Standort aus angerufen oder zurückgerufen wird.

Das ist für Unternehmen mit Homeoffice-Anteil ein handfester Vorteil. Wer im Homeoffice arbeitet, ist unter seiner gewohnten Büronummer erreichbar, ohne Umleitung, ohne Parallelrouting, ohne dass Anrufer merken, dass der Mitarbeitende nicht im Büro sitzt.

Die zwei Wege ins öffentliche Netz

Teams Phone braucht eine Verbindung zum öffentlichen Telefonnetz, damit externe Anrufe funktionieren. Dafür gibt es zwei Modelle.

Calling Plans: Microsoft stellt die Telefonanschlüsse selbst bereit. Rufnummern werden von Microsoft vergeben, Gesprächsminuten werden über Microsoft gebucht. Die Einrichtung ist einfach, weil alles aus einer Hand kommt. Der Nachteil: Calling Plans sind in Deutschland nicht für jeden Standort verfügbar, die Tarifflexibilität ist begrenzt, und bestehende Rufnummern können nur eingeschränkt übernommen werden.

Direct Routing: Hier wird Teams Phone über einen Session Border Controller (SBC) mit dem Netz eines deutschen Telefonanbieters verbunden. Der SBC ist eine spezialisierte Hardware oder virtuelle Appliance, die als Vermittler zwischen Teams und dem klassischen Telefonnetz arbeitet. Der Vorteil: Bestehende Rufnummern bleiben erhalten, der Telefonanbieter kann frei gewählt werden, Tarife sind flexibler, und Sonderfunktionen wie komplexe Rufumleitungen oder Warteschlangen lassen sich besser konfigurieren.

Für die meisten deutschen KMU ist Direct Routing die empfehlenswertere Option, weil Rufnummern erhalten bleiben und die Flexibilität höher ist. Der Mehraufwand in der Einrichtung ist real, aber überschaubar, wenn jemand die Technik kennt.

Lizenzen: Was gebraucht wird

Teams Phone funktioniert nicht ohne die richtigen Lizenzen. Das ist einer der häufigsten Punkte, der bei der Planung unterschätzt wird.

Grundlage ist eine Microsoft-365-Lizenz, die Teams beinhaltet (Business Basic, Business Standard, Business Premium oder entsprechende Enterprise-Pläne). Teams allein reicht aber nicht für externe Telefonie.

Zusätzlich benötigt jeder Nutzer, der externe Anrufe tätigen oder empfangen soll, die Teams Phone Standard-Lizenz (früher "Phone System"). Diese kostet bei Microsoft aktuell rund 8 Euro pro Nutzer und Monat (Preise prüfen, da Microsoft Lizenzen regelmäßig anpasst).

Für Calling Plans kommen Gesprächsminuten-Pakete oder Pay-as-you-go-Tarife von Microsoft dazu. Für Direct Routing entfällt das und wird durch die Kosten beim gewählten Telefonanbieter ersetzt.

Nicht jeder Mitarbeitende braucht eine vollständige Teams-Phone-Lizenz. Wer nur intern kommuniziert und nie extern angerufen wird oder anruft, kommt ohne aus. Das reduziert die Lizenzkosten.

Voraussetzungen für einen stabilen Betrieb

Teams Phone ist von der Internetverbindung abhängig. Was in einer klassischen TK-Anlage über dedizierte Leitungen lief, läuft jetzt über das Firmennetz. Das hat Konsequenzen.

Bandbreite: Teams-Telefonie benötigt pro aktivem Gespräch etwa 100 kbit/s in jede Richtung. Das ist wenig, summiert sich aber bei vielen gleichzeitigen Gesprächen. Ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitenden, von denen gleichzeitig 10 telefonieren, braucht mindestens 2 Mbit/s für die Telefonie allein. Realistisch sollte die Internetleitung deutlich mehr Headroom haben.

Latenz und Paketverlust: Telefonie reagiert empfindlicher auf Latenz und Paketverlust als normaler Datenverkehr. Wenn die Internetverbindung instabil ist oder der Router in Stoßzeiten überlastet ist, verschlechtert sich die Sprachqualität spürbar. Eine Prüfung der Netzwerkqualität vor der Migration ist sinnvoll.

QoS (Quality of Service): In gut eingerichteten Netzwerken wird Sprach-Traffic gegenüber normalem Datenverkehr priorisiert. Das verhindert, dass ein laufender Download die Sprachqualität verschlechtert. QoS muss aktiv konfiguriert sein und wird in vielen Firmennetzen nicht ohne Weiteres vorausgesetzt.

Headsets und Endgeräte: Mitarbeitende brauchen ein funktionierendes Headset für PC-Telefonie. Die Investition pro Arbeitsplatz liegt je nach Qualitätsanforderung zwischen 40 und 200 Euro. Wer Tischtelefone bevorzugt, kauft Microsoft-zertifizierte IP-Phones, was teurer ist, aber das gewohnte Bedienkonzept beibehält.

Migration: Was realistisch geplant werden muss

Eine Teams-Phone-Migration ist kein Wochenendprojekt. Was oft unterschätzt wird:

Rufnummernportierung: Das Übertragen bestehender Rufnummern vom alten Anbieter zum neuen dauert. Je nach Anbieter und Anzahl der Nummern zwischen zwei und sechs Wochen. In dieser Zeit sollte der parallele Betrieb geplant sein.

Konfiguration der alten Anlage: Bis zur Portierung läuft die alte Anlage weiter. Das heißt: Doppelbetrieb für mehrere Wochen, was Koordination erfordert.

Anrufverteilung und Warteschlangen neu aufsetzen: Wie Anrufe verteilt werden, welche Warteschlangenansagen gespielt werden, welche Mitarbeitenden in welcher Gruppe erreichbar sind: das muss in Teams Phone neu konfiguriert werden. Es gibt keine automatische Übernahme von der alten Anlage.

Schulung: Teams Phone bedient sich anders als eine klassische TK-Anlage. Rückruf, Weiterleitung, Parkplatz für Anrufe, Voicemail: Die Funktionen sind vorhanden, aber an anderen Stellen als gewohnt. Mitarbeitende, die nicht geschult werden, rufen sofort in der IT-Abteilung an.

Notfallkommunikation: Was passiert, wenn das Internet ausfällt? Teams Phone ist dann nicht nutzbar. Für Unternehmen, bei denen Telefonierbarkeit auch bei Internetausfall kritisch ist, braucht es ein Fallback-Konzept: Mobiltelefone, alternative Leitungen oder eine redundante Anbindung.

Was Teams Phone gegenüber klassischen Anlagen bietet

Der reine Funktionsvergleich fällt in mehreren Bereichen zugunsten von Teams Phone aus.

Standortunabhängigkeit: Mitarbeitende sind unter ihrer Geschäftsnummer erreichbar, egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Keine Rufumleitung auf eine Privatnummer, keine getrennte Nummer für mobiles Arbeiten.

Integration in Microsoft 365: Anrufprotokoll, Voicemail und verpasste Anrufe erscheinen direkt in Teams, neben Chat, Kalender und Dateien. Wer einen Anruf verpasst, sieht das im selben Tool, in dem er ohnehin arbeitet.

Skalierbarkeit: Einen neuen Mitarbeitenden anlegen bedeutet: Lizenz zuweisen, Teams konfigurieren, Rufnummer zuweisen. Keine neue Hardware, keine physische Verkabelung.

Zentrale Verwaltung: Alle Nutzer, Rufnummern, Anrufgruppen und Richtlinien werden über das Microsoft 365 Admin Center verwaltet. Bei mehreren Standorten entfällt die Wartung mehrerer physischer Anlagen.

Die Kehrseite: Teams Phone braucht eine stabile Internetverbindung, und wer bisher mit einer robusten TK-Anlage gearbeitet hat, muss sich auf eine andere Infrastruktur-Philosophie einlassen.

Für wen es sich lohnt und für wen nicht

Teams Phone ist sinnvoll für Unternehmen, die ohnehin Microsoft 365 nutzen, einen relevanten Homeoffice-Anteil haben oder mehrere Standorte betreiben, deren TK-Anlage das Ende der Nutzungsdauer erreicht, und die Verwaltungsaufwand konsolidieren wollen.

Weniger passend ist es für Unternehmen mit sehr stabilen, spezifischen Anrufanforderungen, die über den Funktionsumfang von Teams Phone hinausgehen (etwa spezifische Call-Center-Funktionen), oder für Standorte mit unsicherer Internetversorgung, für die kein Fallback-Konzept machbar ist.

Wenn Sie prüfen wollen, ob Teams Phone für Ihre Telefonie-Situation die richtige Wahl ist, schauen wir uns gemeinsam an, was Ihre aktuelle Anlage leistet, was Sie zukünftig brauchen und was ein realistischer Migrationsplan bedeutet.

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