Microsoft 365 Business: Den richtigen Plan für Ihr Unternehmen wählen

Wenn ein Unternehmen Microsoft 365 einführt oder die bestehenden Lizenzen überprüft, steht früher oder später die Frage: Welcher Plan ist der richtige? Die drei Business-Pläne klingen ähnlich, unterscheiden sich aber in Punkten, die im Alltag und bei der Sicherheit erheblich relevant sind.

Viele KMU kaufen entweder zu wenig (Business Basic, ohne dass die Mitarbeitenden auf Desktop-Apps verzichten können) oder zu viel (Premium für alle, obwohl die meisten sicherheitsbezogenen Features nur für einen Teil der Belegschaft nötig sind). Beides kostet unnötig Geld.

Die drei Pläne im Vergleich

Alle drei Pläne sind auf maximal 300 Nutzer pro Tenant begrenzt. Wer darüber hinauswächst, wechselt in die Enterprise-Pläne.

Business Basic: Wann er passt und wann nicht

Basic ist der günstigste Plan und reicht für Nutzer, die ausschließlich über Browser oder Smartphone auf E-Mail, Teams und OneDrive zugreifen. Das klingt nach einer kleinen Einschränkung, ist es aber oft nicht.

Wer in Word ein komplexes Angebot formatiert, in Excel mit Formeln arbeitet oder Outlook mit Regeln und Signaturen eingerichtet hat, braucht die Desktop-App. Im Browser funktionieren diese Anwendungen eingeschränkter, sind langsamer und bieten nicht alle Features.

Basic ist die richtige Wahl für: Mitarbeitende in Produktion oder Lager, die nur Zugriff auf Teamkalender und interne Kommunikation brauchen. Temporäre Kräfte oder Aushilfen. Nutzer, die fast ausschließlich auf dem Smartphone arbeiten.

Fehler, der häufig passiert: Ein Unternehmen kauft für alle Basic, weil der Preis attraktiv ist, und merkt dann, dass die Mitarbeitenden doch Desktop-Apps brauchen. Der nachträgliche Wechsel auf Standard kostet Zeit und manchmal Frustration.

Business Standard: Der Standardfall für Wissensarbeiter

Standard ist für die meisten Büromitarbeitenden die richtige Wahl. Desktop-Apps für alle Office-Anwendungen, voller Outlook-Funktionsumfang, Teams mit allen Features, SharePoint und OneDrive mit 1 TB Speicher pro Nutzer.

Was Standard nicht enthält: keine zentrale Geräteverwaltung, keinen erweiterten Endpoint-Schutz, keine Möglichkeit, Conditional-Access-Regeln zu konfigurieren.

Für viele kleine Unternehmen, bei denen alle Geräte firmeneigen und direkt betreut sind, reicht Standard. Die Sicherheitslücken entstehen, sobald Mitarbeitende mit eigenen Geräten auf Unternehmensdaten zugreifen oder Homeoffice-Szenarien ohne verwaltete Geräte entstehen.

Business Premium: Was er wirklich bringt

Premium ist teuer, aber er liefert drei Features, die für Unternehmen mit höherem Sicherheitsbedarf relevant sind.

Microsoft Intune. Intune ist die Geräteverwaltungslösung von Microsoft. Damit können Sie Unternehmensgeräte zentral konfigurieren, Sicherheitsrichtlinien durchsetzen, Apps verwalten und Geräte bei Verlust oder Diebstahl aus der Ferne sperren oder zurücksetzen. Besonders nützlich in Unternehmen mit Homeoffice-Nutzung oder mehreren Standorten, wo Geräte nicht physisch greifbar sind.

Intune ermöglicht auch BYOD-Szenarien (Bring Your Own Device) mit vertretbarem Sicherheitsniveau: Das private Gerät des Mitarbeitenden wird nicht vollständig verwaltet, aber Unternehmens-Apps und -daten laufen in einem abgeschotteten Container.

Microsoft Defender for Business. Ein vollständiger Endpoint-Schutz für Workstations und Laptops, der in Premium enthalten ist. Kein separater Kauf, keine zusätzliche Lizenz. Defender for Business schließt die Sicherheitslücke, die entsteht, wenn Geräte keinen aktiven, zentral verwalteten Virenschutz haben. Logs und Sicherheitswarnungen laufen in einem Dashboard zusammen.

Azure AD Premium P1 mit Conditional Access. Conditional Access erlaubt es, den Zugriff auf M365-Dienste an Bedingungen zu knüpfen. Beispiele: Zugriff nur von verwalteten Geräten erlauben. MFA nur erzwingen, wenn von außerhalb des Firmennetzwerks zugegriffen wird. Zugriff aus bestimmten Ländern blockieren. Das ist deutlich feingranularer als die einfache MFA-Aktivierung, die auch in günstigeren Plänen möglich ist.

Typische Fehlkäufe in KMU

Zu viele Basic-Lizenzen. Der häufigste Fehler: Budget gespart, aber die Mitarbeitenden brauchen Desktop-Apps. Nachträgliche Upgrades sind aufwendig und unterbrechen den Workflow.

Alle auf Standard, obwohl manche Premium brauchen. Unternehmen mit Homeoffice-Mitarbeitenden, sensiblen Daten oder Compliance-Anforderungen kaufen Standard und verzichten unbewusst auf Geräteverwaltung und Endpoint-Schutz. Das fällt erst auf, wenn ein Gerät verloren geht oder ein Sicherheitsvorfall passiert.

Premium für alle, obwohl manche Basic reichen. Lager, Produktion oder andere Rollen ohne Desktop-Anforderung bekommen Premium-Lizenzen, die zu 80 Prozent ungenutzt bleiben. Hier schafft Mischlizenzierung Abhilfe.

Monatliche statt jährliche Lizenzen. Wer M365 über den monatlichen Tarif bezieht, zahlt in der Regel 20 bis 25 Prozent mehr als beim Jahresvertrag. Für ein Unternehmen mit 15 Mitarbeitenden auf Standard summiert sich das auf 300 bis 400 Euro jährlich.

Mischlizenzierung: Nicht alle brauchen dasselbe

Microsoft erlaubt es, verschiedene Pläne innerhalb desselben Tenants zu kombinieren. Das ist kein Nachteil, sondern sinnvolles Kostenmanagement.

Ein typisches Setup für ein KMU mit 20 Mitarbeitenden:

• 2 IT-Zuständige und Geschäftsführung: Premium
• 12 Büromitarbeitende: Standard
• 6 Produktionsmitarbeitende mit reiner Teams/Kommunikations-Nutzung: Basic

Das ergibt monatlich ungefähr 44 Euro plus 150 Euro plus 36 Euro, also 230 Euro, statt 440 Euro für alle auf Premium. Auf das Jahr sind das fast 2.500 Euro Unterschied.

Wechsel zwischen Plänen

Ein Upgrade von Basic auf Standard oder von Standard auf Premium ist im laufenden Betrieb möglich. Microsoft überträgt bestehende Daten, E-Mails und Einstellungen. Die neuen Features werden nach der Lizenzänderung aktiviert.

Ein Downgrade ist ebenfalls möglich, aber komplizierter, wenn Features bereits genutzt werden. Wer beispielsweise Intune-Richtlinien eingerichtet hat und dann auf Standard wechselt, verliert diese Verwaltungsebene.

Was der Plan nicht regelt

Ein M365-Plan ist eine Lizenz, kein Service. Die Einrichtung, Konfiguration, Sicherheitspolicies, Geräteverwaltung und laufende Betreuung kommen durch den IT-Dienstleister oder eine interne IT-Stelle dazu.

Ein Business-Premium-Tenant ohne konfiguriertes Intune, ohne Conditional-Access-Regeln und ohne jemanden, der Sicherheitsalarme überwacht, ist nicht sicherer als Standard. Die Lizenz öffnet die Möglichkeiten, die Konfiguration nutzt sie.

ITCC richtet M365-Tenants ein, empfiehlt die passende Lizenzstruktur und übernimmt die laufende Verwaltung. Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre aktuelle Lizenzstruktur zu Ihrer Unternehmenssituation passt, sprechen Sie uns an.